Spring naar inhoud

Administratieve Project Medewerker

Help mee te bouwen aan GTB!

GTB, Gespecialiseerd Team Bemiddeling, helpt mensen in kwetsbare situaties, in het bijzonder mensen met een beperking of een gezondheidsprobleem, om werk te vinden en te houden. We ondersteunen ook werkgevers bij de aanwerving en (re)integratie van geschikte medewerkers. 

Tewerkstelling is de focus van GTB, wij geloven dat iedereen talent heeft en de kans moet krijgen om te werken. 

Om onze missie en opdracht te realiseren werkt GTB op continue basis mee aan projecten in opdracht van subsidie instellingen (ESF, Erasmus, …) en andere VZW’s (o.a. SUEM.be) daarom zijn we op zoek naar een administratieve medewerker die van aanpakken weet.

Samen kunnen we...

afbeelding van puzzelstukjes

Als projectmedewerker administratie - ondersteuning bij GTB ben je verantwoordelijk voor volgende taken:

Projectadministratie en –opvolging

  • Administratief beheren van projectaanvragen
  • Verzamelen en invullen administratieve data
  • Inhoudelijke dossiers inputten in het format van het subsidie-agentschap
  • Lay-out van het aanvraagdossier
  • Administratieve ondersteuning bij de saldering van projecten
  • Volledigheid van de bewijsstukken beheren
  • Archivering
  • Werken binnen de digitale platformen die door de Europese subsidiegevers worden ter beschikking gesteld
  • Lay-out verwerking rapportering
  • Opvolging controles ESF
  • Administratieve verwerking m.b.t. projectmedewerkers
  • Tijdsregistratie van medewerkers opvolgen
  • Schriftelijke handleidingen/administratieve handleidingen per project begrijpen en kunnen toepassen
  • Elektronisch platform eerste helpdesk
  • Kwartaalgegevens opvragen bij de partners
  • Loongegevens verwerken in het kader van het bepalen van het standaard uurtarief

Algemene administratie VZW-verplichtingen

  • Ledenregister opstellen en bijhouden
  • UBO-register invullen conform wettelijke bepalingen
  • Algemene vergadering bijeenroepen

Jouw profiel

  • Je kunt je identificeren met de VIBES van GTB en gelooft sterk in de eigen kracht van mensen.
  • Je bent een zelfstandige denker en krijgt energie van je administratieve nauwkeurigheid.
  • Je blinkt uit in het plannen en organiseren van je eigen agenda en werkplanning, deadlines schrikken je niet af.
  • Je kunt zeer vlot werken met courante softwarepakketten
  • Word (vb. verwijzingen, verzendlijsten, exporteren en importeren van data, lay-out verzorgen, …)
  • Excel (draaitabellen, berekeningen uit diverse tabbladen combineren, data importeren/exporteren, …)
  • Powerpoint (voorbereiden/maken van presentaties obv data uit de projecten)
  • Pdf (omzetten, bewerken)
  • Je kan je op redelijke wijze uitdrukken in het Nederlands en het Engels (vb. mail opstellen in het, een collega of partner bellen) en bent in staat om het Engels goed te begrijpen om zo een vertaling van opdrachten/producten uit de projecten naar het Nederlands te kunnen maken.
  • Je kunt vlot samenwerken en in interactie gaan met afdelingen/teams binnen GTB en bij de partners (vb. boekhoudkundige- en HR-diensten en andere projectmedewerkers)
  • Je ziet mogelijkheden en toont creativiteit in hoe de administratieve opvolging steeds beter kan worden en durft initiatief nemen om verbetervoorstellen te doen.

Ons aanbod

  • Aantrekkelijk loonpakket (loonschaal pc319 (van vóór 1/3/2021), maaltijdcheques, vergoeding woon-werkverkeer, hospitalisatieverzekering, extra vakantiedagen, …). 
  • Kansen om je eigen talenten in te zetten en je competenties te ontwikkelen, individuele coaching gesprekken, … 
  • Een centraal team met fijne collega’s en een open sfeer, waar dialoog voorop staat. 
  • Ondersteuning en aansturing door stafmedewerkers.
  • Een intern opleidingsprogramma waarbij je kennis maakt met GTB en zijn werking. 
  • Aandacht voor werkbaar werk (glijdende uren, thuiswerk) 
  • Plaats van tewerkstelling: afhankelijk van je woonplaats
  • Jobtime: 80%

Hoe solliciteren?

Na positieve analyse van motivatiebrief en CV word je op 26/8/2022 of 29/8/2022 uitgenodigd voor een online kennismaking/informatie moment met Karen Warson en Patrick Ruppol.

Indien alle partijen een match voelen, volgt er een selectiegesprek op 5/9/2022 in de namiddag.

GTB werkt aan een inclusieve organisatiecultuur, wij waarderen iedereen omdat iedereen verschillend is. Om je kansen op een job binnen GTB te maximaliseren vernemen wij graag van jou of wij in de selectieprocedure redelijke aanpassingen moeten voorzien.   

Elke kandidaat krijgt een passend antwoord. 

Solliciteren kan via het formulier op de website of rechtstreeks naar barbara.wyffels@gtb.be

CV en motivatie kunnen ingediend worden tot en met 22/8/2022

Meer info over GTB: www.gtb.be